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Ein Dossier mit 3000 Seiten kann statt in einer Woche in 4 Stunden fertiggestellt werden.

Effektive Künstliche Intelligenz: Der Aufwand für nachträgliche Korrekturen reduziert sich bis zu 90%.

Die Prozessdurchlaufzeit für die Bereitstellung von Dossiers verkürzt sich um bis zu 80%.

Zum Thema Compliance

Schwärzungssoftware: PDF-Dokumente automatisiert rechtskonform schwärzen

Von Sven Betting

Der Autor Sven Betting ist Chefredakteur bei FM* – Das Fotobuch Magazin.

Ein Bestandteil der Arbeit moderner Compliance Abteilungen ist heute das Schwärzen von Dokumenten und Dossiers zur Anonymisierung und verbergen von geheimen Informationen vor der Veröffentlichung oder Weiterleitung an Behörden, wie beispielsweise die EFSA (Europäische Behörde für Lebensmittelsicherheit) oder die FDA (Food & Drug Administration). Diese Prozesse stellen Compliance Abteilungen vor große Herausforderungen. Mehrere Tausend Seiten Dossiers müssen durchforstet und entsprechende Compliance relevante Passagen konsequent geschwärzt und anonymisiert werden. Dies ist zeitintensiv und fehleranfällig. Künstliche Intelligenz kann den Compliance Manager heute bei dieser Herausforderung massiv unterstützen.

 

Das Schwärzen und anonymisieren von Dossiers alleine reicht nicht

Nur das Unkenntlich machen der eigentlich gemeinten Textpassagen reicht bei diesem Prozess nicht aus. Es müssen noch zusätzliche weitere Informationen bearbeitet werden. Zum Beispiel sind das die Metadaten zu einem Dokument, die ansonsten automatisch mit übertragen werden. Dazu gehören auch die Zeitstempel, die dem Leser das Anlagedatum, Änderungsdatum sowie Informationen wie Titel, Autor, Betreff und Schlagwörter liefern. Das Entfernen dieser vertraulichen Informationen ist zwingend, da sie sonst in Kombination mit weiteren Datenschnipseln Rückschlüsse auf bestimmte Personen oder Sachverhalte zulassen. Dadurch können diese Elemente den Datenschutz verletzen.

Aufgabenbasierte Verarbeitung

Bevor ein Dokument oder Dossier geschwärzt wird, steht die geplante Herausgabe dieser Dokumente, deren Inhalte in Teilen unkenntlich gemacht werden muss. Die Veröffentlichung von Informationen folgt individuellen Aufträgen, die eine Veröffentlichung und Herausgabe nötig machen – beispielsweise die bereits erwähnte Übertragung an die EFSA. Ein Compliance Manager schwärzt daraufhin die Informationen, die nicht für die Öffentlichkeit bestimmt sind und auf keinen Fall veröffentlicht werden dürfen.

 

Compliance Herausforderung:

 

  • Aufwendige manuelle Kontrolle oft hunderter von Seiten
  • Fehleranfälligkeit durch den Compliance Manager
PDF Dokumente automatisiert schwärzen

Das digitale Schwärzen

Idealerweise unterstützt ein Tool den Sachbearbeiter sowohl beim Auffinden schützenswerter Informationen im Text als auch beim automatisierten digitalen Schwärzen dieser Textstellen. Neben der einfachen Dokumentensuche sollten diese Werkzeuge auch Funktionen enthalten, die das Dokument auf der Grundlage von zuvor hinterlegten Regeln durchsuchen und die Fundstellen als Vorschlagsliste zur weiteren Bearbeitung ausgeben. Sinnvoll sind solche Funktionen beispielsweise für das Markieren von Personennamen, die grundsätzlich nicht veröffentlicht werden dürfen. Am Ende überprüft der Nutzer, ob die vom Tool vorgeschlagenen Textstellen auch wirklich korrekt geschwärzt sind. Behörden müssen geschwärzte Stellen nachvollziehbar und mit Begründung dokumentieren für den Fall, dass Widersprüche durch die Veröffentlichung auftreten.

 

Vorteile einer KI gestützten Software wie RedactManager

  • Ein Dossier mit 3000+ Seiten kann in 4 Stunden statt einer Woche compliance konform geschwärzt und anonymisiert werden
  • Der Aufwand für nachträgliche Korrekturen verringert sich um 90%
  • Die gesamte Durchlaufzeit dieses Prozesses lässt sich mit dem RedactManager um mehr als 80% reduzieren

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Eure Erfahrungsberichte und Kommentare zum automatisierten Schwärzen von Dokumenten & Dossiers

Kommentare zur Dokumentenautomatisierung

2 Kommentare

  1. Meine Erfahrung mit Dokumentenautomatisierung ist bisher eigentlich eher mies. Den RedactManager kenne ich nicht, aber bisherige Tools haben mir teils mehr Arbeit bereitet, als Probleme gelöst. Sollte die Programme zum automatisierten Schwärzen heute wesentlich besser geworden sein, bin ich jederzeit bereits, das unvoreingenommen zu testen. Ich erwarte jetzt allerdings keine Wunder.

  2. Interessant, dass es heute schon eine Software gibt, die Dokumente automatisert schwärzen kann. Mir ist zwar nicht klar, woher künstliche Intelligenz wissen kann, was in einem Dossier geschwärzt werden muss, um der Compliance gerecht zu werden, aber man würde die Software sicher kaum anbieten, würde es nicht funktionieren. Bei dem Thema geht es schließlich um was. Personenbezogene Daten wären da vermutlich noch das leichteste, KI basiert unkenntlich zu machen. Spannend wäre es zu wissen, wie andere vertrauliche Informationen, die sich im Kontext ergeben, automatisiert anonymisiert werden können.

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